Men hvad er forskellen, og hvordan udfylder du dem?
Oftest er det en handelsfaktura, også kaldet Commercial Invoice, det vil sige en almindelig betalingsfaktura med betalingsoplysninger til modtagere, der skal vedlægges. Hvis du derimod ikke skal have betaling for varen, skal du i stedet anvende en proformafaktura, såkaldt Proforma Invoice. Du skal eksempelvis anvende proformafaktura i de tilfælde, hvor du sender erstatningsvarer, prøver, reklamer, gaver og returvarer.
Har du brug for enkle tips og råd omkring fortoldning?
Download Toldguiden
Hvordan udfylder jeg de rigtige oplysninger?
Grundinformationen er den samme i både handelsfakturaer og proformafakturaer, og hvis din vare skal sendes uden for Norden, skal den udfyldes på engelsk. Fakturaerne skal indeholde følgende information:
- Sælgerens/afsenders navn og adresse
Her udfylder du oplysninger om din virksomhed. Her skal du også udfylde dit EORI-nummer, som er det unikke registreringsnummer, der anvendes til at identificere din virksomhed i EU. Du registrerer din virksomhed hos Erhvervsstyrelsen og får derefter et unikt CVR-nummer.
- Faktureringsadresse/køber
Her udfylder du oplysninger om den, der skal stå som importør/toldbetaler, dvs. den der skal betale importtold og moms.
- Leveringsadresse
I disse felter udfylder du modtageres oplysninger inklusive deres CVR-nummer.
- Dato for udfærdigelse af fakturaen
Indebærer, præcis som det lyder, den dato, hvor du udfylder handels- eller proformafakturaen.
- Fakturanummer
Her udfylder du dit fakturanummer. Hvis det er en handelsfaktura, udfylder du fakturanummeret fra betalingsfakturaen, og hvis det er en proformafaktura, som ikke har noget fakturanummer fra en betalingsfaktura, kan du i stedet angive dato.
- Oplysninger om forsendelsen
Her angiver du, hvor mange pakker/kolli forsendelsen indeholder samt dens bruttovægt, dvs. varens vægt, og nettovægt, dvs. varens vægt plus emballage og evt. palle eller bur.
Oplysninger om indholdet
- Mængde (quantity) og enhed (unit): Her anvender du relevant enhedsmål for din vare, eksempelvis antal, kg, liter eller centimeter. Det vil sige 2 stk. computere, 200 cm gulvtæppe eller 50 liter frugtjuice. Du kan finde den relevante måleenhed for din vare hos http://skat.dk/
- Beskrivelse af varen: Her beskriver du den vare, du sender og oplyser oprindelsesland (country of origin) efter behov. Oprindelsesland er det land, hvor varen er fremstillet. Hvis du eksempelvis eksporterer sko, der er indkøbt fra Italien, oplyser du Italien som oprindelsesland. For visse varer kan importøren få nedsat toldafgift eller til og med toldfrihed. Kontakt din leverandør i det land, hvor du købte varen for at få at vide, om det gælder dine varer. Hvis du har en oprindelsesattest, skal den også vedlægges forsendelsen.
- Du oplyser også toldtarifnummeret, dvs. varekoden, (Customs commodity code) for din vare, den finder du her. For visse varer, eksempelvis for at attestere at varen ikke har dobbelte anvendelsesområder, skal du også udfylde en Y-kode. Her kan du finde toldtarifnummer eller Y-koder.
- Værdi og valuta: Her beskriver du varens værdi pr. enhed samt den totale værdi i den rigtige valuta. Eksempel: Hvis du sender tre par sko, som koster 100 DKK/par, udfylder du 100 DKK som enhedsværdi og 300 DKK som totalværdi.
- Betalings- og leveringsbetingelser
Her udfylder du betalingsbetingelser, f.eks. 30 dages betaling. På Proformafakturaen skal der stå ”No charge. Value for customs purposes only”
- Leveringsbetingelser
Leveringsbetingelser fastsætter omkostningsfordeling og ansvar mellem køber og sælger. Den mest almindelige samling af leveringsvilkår er Incoterms, og den har koder som f.eks. EXW (EX Works og DDP (Delivered Duty Paid).
Til sidst underskriver du din proforma eller handelsfaktura, kopierer den i to eksemplarer og vedlægger din forsendelse.
Held og lykke!
